Sobre a gestão do tempo...

Artigo de José Pinote, CEO da a7 TT, na newsletter de Junho da RH Magazine

A gestão de tempo não tem de ser um bicho de sete cabeças

Chegou a altura de acabar com qualquer tipo de autolimitações que possa estar a criar consciente ou inconscientemente para não dar resposta ao que tem para fazer, tais como «não tenho tempo suficiente para» ou «hoje não é o melhor dia para». Deixamos algumas dicas para o(a) ajudar a melhorar a gestão do seu tempo, conseguindo assim ser mais produtivo(a).

Dica 1: Organize numa agenda todas as suas prioridades da semana, dedicando tempo aos planeamentos mentais, discussões e atividades. Isto vai ajudá-lo(a) a perceber que percentagem do seu precioso tempo está a investir em cada uma. Tal tarefa vai ser crucial para concluir quão produtivo é ou quão mal está a aproveitar o seu tempo.

Dica 2: Qualquer atividade ou discussão importante deverá estar agendada. Listas de tarefas padecem muitas vezes do mesmo mal: são infinitas, impossíveis de trabalhar organizadamente. Por outro lado, as agendas parecem funcionar muito bem. Organize as suas ideias, discussões e atividades por nível de prioridade, quando devem começar e acabar. Depois será disciplinar-se para cumprir à risca.

Dica 3: Planeie investir parte do seu tempo na criação de ideias, discussões e atividades que produzam melhores resultados.

Dica 4: É importante definir tempo para interrupções. Os intervalos para uma peça de fruta a meio da manhã, almoço, lanche ou tomar um café são saudáveis, espairecer ou «esticar as pernas» também. Os níveis de concentração e criatividade aumentam com o descanso e relaxamento que estes preciosos momentos providenciam.

Dica 5: Aproveite os primeiros 30 minutos do seu dia para organizar a sua agenda. Não inicie o seu dia sem ter completado o seu plano de trabalho. A parte mais importante do seu dia é esta: a que dedica a organizar a sua agenda.

Dica 6: Dedique cinco minutos antes de cada tarefa para se concentrar e definir bem que resultado quer atingir com a realização da mesma. Assim conseguirá atingir a máxima concentração e ter mais tempo para organizar o seu pensamento/discurso/ação. Por outro lado, é importante também tirar cinco minutos depois de cada tarefa para se aperceber do sucesso da mesma. Caso não tenha sido bem sucedida, é importante ver em que falhou e o que terá de adaptar ou mudar para a próxima vez.

Dica 7: Não hesite em colocar um sinal de «não incomodar» quando estiver a desenvolver uma série de tarefas sem interrupção. Caso não trabalhe numa sala só sua, mas sim em open space com os restantes colegas, opte então por uns auscultadores igualmente capazes de o abster de qualquer distração que possa vir do exterior.

Dica 8: Pratique a não resposta imediata a quem lhe pedir atenção, seja via telefone ou e-mail, a não ser que seja deveras importante e prioritário. Lembre-se da redundância: «prioridades em primeiro lugar». No entanto, há que ter a noção que é importante responder a todos esses telefonemas e e-mails num espaço temporal agendado para tal, como por exemplo no final do dia.

Dica 9: As redes sociais são ótimas para gerar negócio e manter ativa a rede de networking que potencia novos contactos e prospects, mas lembre-se de usar estes meios em prol da sua atividade laboral. No fim do dia de trabalho, poderá usar e abusar das redes sociais a nível pessoal. Há que manter um nível de equilíbrio em tudo para desenvolver e usufruir de um ambiente saudável.

Dica 10: Tenha em mente que é impossível fazer tudo, há sempre alguma coisa que inevitavelmente nos escapa; é preciso estar atento(a) para que, no mínimo, seja a menos importante. Lembre-se também que há boas probabilidades de 20% das suas ideias, discussões e atividades produzirem 80% dos seus resultados.